FUNGSI PERENCANAAN DALAM ORGANISASI

 

A.      Perencanaan

1.         Pengertian Perencanaan

Perencanaan merupakan fungsi yang pertama dan bahkan yang utama dalam setiap aktivitas-aktivitas administrasi. Perencanaan adalah dasar, landasan atau titik tolak dalam melaksanakan tindakan-tindakan administratif. Perencanaan secara formal didefinisikan sebagai satu proses penetapan tujuan yang akan dicapai dan memutuskan strategi dan taktik untuk mencapainya. Di dalam perencanaan ilmiah dirumuskan dan ditetapkan seluruh aktivitas-aktivitas administrasi, sebab dalam perencanaan dirumuskan dan ditetapkan jawaban-jawaban dari pertanyaan-pertanyaan tentang[1] :

a.         Apa yang harus dikerjakan (what must be done);

b.         Mengapa harus dikerjakan (why must be done);

c.         Di mana dikerjakan  (where will be done);

d.        Kapan akan dikerjakan (when will be done);

e.         Siapa yang akan mengerjakannya (who will do it); dan

f.          Bagaimana hal tersebut akan dikerjakan (how will it be done).

2.         Unsur-unsur Perencanaan

Di bawah ini merupakan tata urutan unsur-unsur perencanaan yang merupakan sistematika berpikir dalam perencanaan.[2]

a.         Hasil akhir (the ends) yaitu spesifikasi dari tujuan perencanaan.

b.         Alat-alat (the means) yaitu meliputi pemilihan dari kebijaksanaan, strategi, prosedur, dan praktiknya.

c.         Sumber-sumber (the resources) yaitu meliputi kuantitas, mendapatkan dan mengalokasikan bermacam-macam sumber.

d.        Pelaksanaan (implementation) yaitu menentukan prosedur pengambilan keputusan dan cara mengorganisasikannya sehingga rencana tersebut dapat dilaksanakan

e.         Pengawasan (control) yaitu menentukan prosedur apa yang dilakukan dalam menemukan kesalahan, kegagalan daripada rencana dan untuk mencegah atau memperbaiki kesalahan untuk kelanjutannya.

3.         Elemen-elemen Perencanaan

Salah satu usaha untuk menilai kegiatan perencanaan yang bermacam-macam ialah meninjau berbagai elemen perencanaan yang merupakan hasil daripada proses perencanaan. Di samping itu juga adanya hierarki perencanaan, menggolongkan rencana sesuai dengan tingkat-tingkat manajemen di mana rencana itu dilakukan.[3]

a.         Menentukan permasalahannya

Yang dimaksud dengan menentukan permasalahan ialah apa yang harus dilakukan oleh pimpinan dalam mencapai tujuan, atau apa yang ingin dicapai.

b.         Berusaha mendapatkan fakta-fakta yang penting/dibutuhkan

Sedapat mungkin dengan waktu yang tersedia secara rasional mendapatkan fakta itu dalam bentuk yang baik sebagai sumber informasi.

c.         Analisis sumber informasi itu

Mempertimbangkan faktor-faktor informasi itu sama lain dan mencoba menghubungkan faktor informasi itu sama lain.

d.        Pilihlah tindakan-tindakan alternatif

Informasi yang sudah dianalisis itu akan tampak jelas, dan mudah diadakan penilaian.

e.         Mengambil keputusan

Melakukan analisis dan observasi selanjutnya untuk melihat apakah adanya faktor-faktor baru yang akan timbul yang mungkin diperlukan untuk suatu perubahan dalam pembuatan rencana itu.

B.       Organisasi

1.         Pengertian Organisasi

Organisasi berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti alat. Pengertian organisasi telah banyak disampaikan para ahli dan pada dasarnya tidak ada perbedaan yang prinsip. Sebagai bahan perbandingan, berikut ini adalah sebagian pendapat mereka.

a.         Mc. Farland, Organisasi didefinisikan sebagai “An organization is an identifiable group of people contributing their efforts toward the attainment of goals” (organisasi adalah suatu kelompok manusia yang dapat dikenal yang menyumbangkan usahanya terhadap tercapainya suatu tujuan)

b.         James D. Mooney mengatakan, “Organization is the form of human association for the attainment of common purpose” (organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan bersama)

2.         Ciri-ciri Organisasi

Berdasarkan atas kedua definisi tersebut, dapat diberikan ciri-ciri organisasi sebagai berikut.[4]

a.         Adanya suatu kelompok orang yang dapat dikenal;

b.         Adanya kegiatan yang berbeda-beda, tetapi satu sama lain saling berkaitan yang merupakan kesatuan kegiatan;

c.         Tiap-tiap anggota memberikan sumbangan usahanya/kontribusinya.

d.        Adanya kewenangan, koordinasi, dan pengawasan;

e.         Adanya tujuan yang ingin dicapai.

3.         Prinsip-prinsip Organisasi

Prinsip-prinsip organisasi banyak dikemukakan oleh para ahli. Salah satunya adalah A.M. Williams dalam bukunya “Organization of Canadian Government Administration”, yang menyebutkan bahwa prinsip-prinsip organisasi meliputi hal berikut.[5]

a.         Organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas

Menurut prinsip ini tujuan organisasi harus jelas dan rasional, apa bertujuan untuk mendapatkan laba (business organization) ataukah untuk memberikan pelayanan (public organization). Hal ini merupakan bagian penting dalam menentukan struktur organisasi.

b.         Prinsip skala hierarki

Saluran perintah atau wewenang dari atas ke bawah harus merupakan mata rantai vertikal yang jelas dan tidak terputus-putus serta menempuh jarak terpendek

c.         Prinsip kesatuan perintah

Menurut prinsip ini, hendaknya setiap bawahan menerima perintah ataupun memberikan pertanggungjawaban hanya kepada satu orang atasan, tetapi seorang atasan dapat memerintah beberapa orang bawahan.

d.        Prinsip pendelegasian wewenang

Hendaknya pendelegasian wewenang dari seorang atau sekelompok orang kepada orang lain jelas dan efektif, sehingga ia mengetahui wewenangnya.

e.         Prinsip pertanggungjawaban

Dalam menjalankan tugasnya, setiap pegawai harus bertanggung jawab seluruhnya kepada atasan.

f.          Prinsip pembagian pekerjaan

Pengelompokan tugas-tugas, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan yang sama ke dalam satu unit kerja hendaknya didasarkan atas eratnya hubungan pekerjaan tersebut.

g.         Prinsip rentang pengendalian

Bahwa jumlah bawahan yang harus dikendalikan oleh seorang atasan perlu dibatasi secara rasional. Rentang kendali ini sesuai dengan bentuk dan tipe organisasi.

h.         Prinsip fungsional

Seorang pegawai dalam suatu organisasi secara fungsional, harus jelas tugas dan wewenangnya, kegiatannya, hubungan kerja, serta tanggung jawab dari pekerjaanya.

i.           Prinsip pemisahan

Beban tugas pekerjaan seseorang tidak dapat dibebankan kepada orang lain.

j.           Prinsip keseimbangan

Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Dalam hal ini, penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi tersebut.

k.         Prinsip fleksibilitas

Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri dan karena adanya pengaruh di luar organisasi sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya.

l.           Prinsip kepemimpinan

Dalam organisasi apa pun bentuknya diperlukan kepemimpinan atau dengan kata lain organisasi mampu menjalankan akivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakkan oleh pemimpin organiasasi tersebut.

PEMBAHASAN MENGENAI FUNGSI PERENCANAAN DALAM ORGANISASI

A.      Pentingnya Perencanaan dalam Organisasi

Semua kegiatan manajerial didasarkan dengan rencana yang sudah ditetapkan. Rencana menentukan ke mana organisasi dan kegiatan-kegiatannya akan diarahkan. Ini berarti bahwa maksud dari tiap rencana dan semua rencana-rencana turunan adalah membantu pencapaian tujuan organisasi. Secara lebih spesifik pentingnya perencanaan dalam organisasi juga dapat dilihat dari keuntungan perencanaan sebagai berikut.

1.      Meningkatkan fokus dan fleksibilitas (focus and flexibility)

Suatu organisasi dengan fokus mengetahui apa yang terbaik dikerjakan, dan mengetahui bagaimana melayani mereka dengan baik. Suatu organisasi dengan fleksibilitas beroperasi secara dinamis dan dengan satu pengertian tentang masa depan.

2.      Meningkatkan koordinasi (coordination)

Ada banyak perbedaan subsistem dan kelompok dalam organisasi dan masing-masing memiliki berbagai tujuan pada tiap waktu tertentu. Tetapi tujuan itu semua menjadi seperangkat yang saling membantu satu sama lain karena tersusun secara hierarki. Membantu koordinasi pengambilan keputusan oleh manajer unit. Ini akan meminimasi tumpang tindih kegiatan dan membantu pemakaian biaya.

3.      Meningkatkan kontrol (control)

Kontrol manajerial meliputi pengukuran dan pengevaluasian hasil kinerja dan mengambil tindakan perbaikan jika diperlukan. Perencanaan membantu membuat hal itu menjadi mungkin melalui penetapan tujuan dan identifikasi tindakan spesifik melalui mana hal itu diwujudkan.

4.      Memperbaiki manajemen waktu (time management)

Melalui keuntungan personal dari peningkatan fokus dan fleksibilitas, koordinasi, dan kontrol, perencanaan adalah satu bentuk dari manajemen waktu.

B.       Tahap-tahap perencanaan

 

Bagan 1:

Lima tahap dalam proses perencanaan

Perencanaan sebagai suatu proses dapat dilakukan melalui tahap-tahap berikut[6] :

1.    Formulasi tujuan (goal formulation) atau penetapan tujuan (setting objectives)

Langkah pertama dari proses perencanaan ialah memformulasi tujuan organisasional. Tujuan merupakan akhir yang diharapkan. Berdasarkan isi secara khas umumnya disetujui tiga tujuan besar. Pertama, manajer mengidentifikasi visi organisasional. Kedua, manajer menetapkan misi organisasional. Dan ketiga manajer biasanya menyetujui nilai dasar organisasi.

 

Bagan 2:

Tingkatan dan hubungan tujuan dari rencana

a.    Visi organisasional

Semua tindakan organisasional dimulai dengan adanya suatu visi. Visi dapat didefinisikan sebagai gambaran yang ideal mengenai masa depan organisasi yang diharapkan, realistik dan mungkin dicapai dan lebih baik dari keadaan sekarang. Ciri khas dari suatu organisasi yang kreatif dan memiliki kinerja istimewa apabila memiliki suatu visi bersama.

Jika anggota memiliki visi yang sama maka mereka akan memiliki suatu komitmen tentang apa yang ingin mereka capai sebagai suatu kesatuan. Sementara itu, jika ada satu unit kerja sedang bekerja bersama-sama untuk suatu sasaran yang telah dietapkan oleh organisasi tidak berarti bahwa anggota dari unit kerja tersebut telah memiliki suatu visi yang sama.

b.    Misi organisasional

Misi organisasional tidak lain adalah maksud organisasi atau alasan fundamental untuk keberadaan oganisasi. Misi yang biasanya diturunkan dari konteks sosietal dimana organisasi beroperasi berhubungan dengan jawaban atas pertanyaan : who are we? Sebab itu pernyataan misi adalah pernyataan luas tentang dasar, maksud unik, dan jangkauan operasi yang membedakan organisasi dengan tipe yang lain. Misalnya institusi pendidikan tinggi ada untuk menemukan dan membagi pengetahuan.

c.    Nilai dasar organisasional

Nilai organisasional merupakan standar etik dan filosofi yang secara eksplisit dan secara implisit ditujukan kepada pegawai organisasi dalam mewujudkan maksud dan misi organisasi. Jadi nilai dasar oganisasional merupakan kerangka acuan bagi tindakan sehari-hari bagi seluruh personalia. Nilai organisasional berhubungan dengan jawaban atas pertanyaan: what are our guiding objectives? bahwa pernyataan nilai organisasional mengakomodasi tiga konsiderasi dasar dalam menjalankan manajemen terbaik dari organisasi.

2.    Diagnosis lingkungan (environmental analyst)

Lingkungan eksternal organisasi, baik yang langsung berpengaruh terhadap aktivitas organisasi dapat menjadi hambatan tetapi sekaligus menjadi peluang bagi organisasi. Menentukan tindakan yang realistis untuk merealisasi tujuan tergantung pada kesadaran akan hambatan dan peluang dari lingkungan organisasi.

Lingkungan internal organisasi juga perlu didiagnosis untuk mengetahui kapabilitas internal, baik kekuatan dan kelemahan organisasi. Meskipun organisasi dan para perencana tidak dapat mengontrol masa yang akan datang, tetapi mereka harus berusaha mengidentifikasinya dan melakukan isolasi tindakan-tindakan sekarang dan hasilnya dapat diharapkan mempengaruhi masa yang akan datang.

3.    Pembuatan keputusan rencana strategi (strategic plan decision making)

Tahap ketiga dari proses perencanaan adalah membuat rencana strategi ini dibuat berdasarkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Rencana strategi sebagai rencana jangka panjang atau rencana berorientasi ke masa depan ditetapkan setelah manajer melakukan analisis,baik peluang dan hambatan yang dipresentasi oleh lingkungan eksternal organisasi dalam hubungan dengan kekuatan dan kelemahan organisasi.

Perencanaan strategi dapat dilakukan apabila manajer memahami tujuan strategis; melakukan analisis lingkungan yaitu penilaian, informasi, secara sistematik tentang lingkungan eksternal organisasi. Berdasarkan hal ini baru dilakukan analisis strategi dengan melakukan analisis swot. Tahap selanjutnya dari proses formulasi strategi ialah menentukan pilihan alternatif, implementasi strategi dan mengontrol strategi.

Tiap organisasi mempunyai strategi dan berdasarkan tingkatan organisasi ada tiga tipe strategi:

a)         Strategi level korporasi

b)        Strategi level bisnis

c)         Strategi level fungsional

Akhirnya, rencana strategis yang dipilih diimplementasikan dalam kegiatan sehari-hari organisasi. Ini berarti strategi harus diterjemahkan ke dalam tindakan dan petunjuk untuk bertindak bagi unit dan anggota organisasional.  Untuk itu dikembangkan rencana jangka pendek untuk satu tahun atau kurang dan rencana jangka panjang untuk lima tahun atau lebih. Implementasi strategi ini harus dikontrol atau manajer secara reguler memeriksa perkembangan rencana strategi, sebab keberhasilan dari tiap strategi tergantung pada kemampuan manajer melakukan pengontrolan, seperti memonitor perubahan dalam sumber-sumber kritis, keterampilan, dan persaingan, dan pasar, atau faktor-faktor lingkungan lain.

4.    Kembangkan rencana operasional (develop operational plan)

Rencana strategi kemudian dikembangkan menjadi rencana operasional, kadang-kadang disebut rencana taktis, atau rencana tindakan. Suatu rencana operasional ialah satu rencana dari lingkup terbatas yang menekankan kegiatan dan sumber-sumber yang diperlukan untuk melaksanakan rencana-rencana strategis. Tujuan dari rencana operasional ialah membantu melaksanakan rencana strategis, mangatur tanggung jawab orang untuk mencapai tujuan jangka panjang dan jangka pendek dan apa yang mereka butuhkan untuk mengerjakan dan bagaimana mereka mencapai tujuan itu.

5.    Implementasi rencana dan evaluasi hasil (implement the plan and evaluate result)

Rencana yang sudah ditetapkan kemudian diimplementasikan melalui kegiatan-kegiatan pengorganisasian, penyusunan staf, kepemimpinan, dan pengontrolan. Melalui pengorganisasian akan dapat disusun kegiatan-kegiatan dan pembagian kerja, melalui penyusunan staf diperoleh orang-orang yang memiliki kualifikasi yang sesuai dengan pekerjaan, melalui pemimpin menghasilkan gerak ke arah pencapaian tujuan; dan melalui kontrol akan dapat diketahui sejauhmana kesesuaian antara rencana atau standar yang telah ditetapkan dengan hasil yang dicapai. Informasi ini menjadi umpan balik untuk pertimbangan apakah perlu atau tidak melakukan perencanaan ulang.

Proses perencanaan ulang mungkin ditujukan melalui tahap pertama atau menetapkan misi dan tujuan dan seterusnya, namun juga mungkin hanya ditujukan untuk rencana strategis yang diikuti rencana operasional atau perencanaan ulang hanya ditujukan untuk rencana operasional.

C.      Perencanaan Yang Baik dan Hambatan-hambatan

Perencanaan yang baik dapat dilakukan apabila dapat diminimasi hambatan-hambatan dalam perencanaan. Individu sering tidak mau dan tidak mampu merencana sebab hambatan personal untuk memaknakan partisipasi dalam perencanaan. Pada hal perencanaan efektif memerlukan masukan dan partisipasi aktif dari anggota organisasi secara individual.

Hambatan utama untuk perencanaan efektif yang berasal dari hambatan individual ialah memprioritaskan tentang masalah-masalah hari ke hari, kekurangan keterampilan perencanaan, reluktansi menentukan rencana dan tujuan, resistansi personal untuk perubahan. Hambatan kedua ditemukan ditemukan pada tingkat organisasional. Termasuk dalam hambatan organisasional ini adalah kendala tentang sumber-sumber, kendala berupa keterbatasan informasi yang didapat, dan resistensi organisasional untuk berubah.

Dasar penting dari perencanaan yang baik adalah forecasting, yaitu proses pembuatan asumsi tentang apa yang akan terjadi dalam masa yang akan datang. Use of scenario planning, yaitu meliputi pengidentifikasian tiap-tiap alternatif masa yang akan datang atau memerangkan masalah-masalah yang mungkin terjadi dan kemudian membuat rencana yang sesuai; benchmarking, yaitu menggunakan perbandingan eksternal untuk evaluasi lebih baik atas sesuatu kinerja terbaru dan memperkenalkan tindakan yang mungkin untuk masa yang akan datang.

Participative planning and involvement, yaitu memasukkan tiap orang yang dipangaruhi oleh hasil rencana dan/atau akan membantu melaksanakannya dalam proses perencanaan; use of staff planners, yaitu orang yang mengambil tanggung jawab untuk pemimpin dan pengkoordinasian sistem perencanaan untuk total organisasi atau untuk satu dari komponen-komponen utamanya dan mereka adalah orang-orang profesional dalam proses perencanaan.

SIMPULAN

Perencanaan merupakan sebuah proses dengan apa para manajer memvisualisasi dan mendeterminasi langkah-langkah masa mendatang yang menuju ke arah realisasi sasaran-sasaran yang diinginkan. Semua kegiatan manajerial didasarkan dengan rencana yang sudah ditetapkan. Rencana menentukan ke mana organisasi dan kegiatan-kegiatannya akan diarahkan. Ini berarti bahwa maksud dari tiap rencana dan semua rencana-rencana turunan adalah membantu pencapaian tujuan organisasi.

Pentingnya perencanaan dalam organisasi dapat dilihat dari keuntungan perencanaan, yaitu meningkatkan fokus dan fleksibilitas, meningkatkan koordinasi, meningkatkan kontrol, serta memperbaiki manajemen waktu. Sedangkan perencanaan sebagai suatu proses dapat dilakukan melalui beberapa tahap, yaitu, formulasi tujuan, diagnosis lingkungan, rencana strategi, rencana operasional, dan implementasi rencana.

Perencanaan yang baik dapat dilakukan apabila dapat diminimasi hambatan-hambatan dalam perencanaan. Hambatan utama untuk perencanaan efektif yang berasal dari hambatan individual ialah memprioritaskan tentang masalah-masalah hari ke hari, kekurangan keterampilan perencanaan, reluktansi menentukan rencana dan tujuan, resistansi personal untuk perubahan.

---

[1] Ulbert Silalahi, Studi tentang Ilmu Administrasi, Sinar Baru Algesindo, 2009, hlm. 166.

[2] Soewarno Handayaningrat, Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen, Gunung Agung, 1995, hlm. 127.

[3] Winardi, Asas-asas Manajemen, Mandar Maju, 1990, hlm. 235-237.

[4] Khaerul Umam, Perilaku Organisasi, Pustaka Setia, 2010. hlm. 24

[5] Ibid., hlm. 24-26.

[6] Ulber Silalahi, Pemahaman Praktis Asas-asas Manajemen, Mandar Maju., Bandung, 2002, hlm. 168.